Projektmanagement

Projektmanagement

Projektmanagement

Das Innosoft Projektmanagement ist bei der Planung und Durchführung komplexer Projekte im Maschinen- und Anlagenbau das ideale Tool für die grafische Termin- und Kapazitätssteuerung von der Konstruktion über die Fertigung bis zur Montage. Zudem erleichtert die stets aktuelle Übersicht des Auftragsdurchlaufs und des Kapazitätsbedarfs in jedem Bereich das Erstellen der Geschäftsjahresplanung.

 

31-01-2011 Hits:2951 Modulslider Thorsten Bachner

Mobiler Außendienst

Mobiler Außendienst

Mobiler Außendienst

Der Mobile Außendienst von Innosoft bietet die optimale Unterstützung für Servicemitarbeiter im Feld. Dank der direkten Rückmeldung der Auftragsdaten (Zeiten, Ersatzteile, Reisekosten, Montageberichte etc.) nach Beendigung der Tätigkeiten vor Ort können Serviceeinsätze zeitnah in der Zentrale weiterverarbeitet und zur Fakturierung freigegeben werden.

31-01-2011 Hits:1982 Modulslider Thorsten Bachner

Kundenmanagement / Helpdesk

Kundenmanagement / Helpdesk

Kundenmanagement / Helpdesk

Das Innosoft Kundenmanagement bildet die perfekte Schnittstelle zwischen Kunde und Unternehmen. Mit der kompletten Kunden- und Maschinenhistorie sind sämtliche relevante Informationen jederzeit verfügbar und können zudem einfach und schnell für differenzierte Analysen und Marketingaktionen aufbereitet werden.

31-01-2011 Hits:1813 Modulslider Thorsten Bachner

Grafische / Geografische Disposition

Grafische / Geografische Disposition

Grafische / Geografische Disposition

Die Innosoft Einsatzplanung ist ein umfangreiches Instrument zur Steuerung von Einsätzen, Ressourcen und Projekten. Das System bietet eine übersichtliche grafische Darstellung der Personal- und Maschinen-Einsatzplanung und ermöglicht in Kombination mit dem Modul GeoMap eine optimale Routenplanung.

 

 

31-01-2011 Hits:1981 Modulslider

Beiträge

Wege aus der Krise

Wege aus der KriseZeit des Service – Wege aus der Krise

In seiner Begrüßungsansprache zum Anwendertag der Innosoft GmbH, der am 25. Juni 2009 im Dortmunder Parkhotel Wittekindshof stattfand, brachte Walter Siepe, Geschäftsführer des Software-Hauses, die Situation angesichts der massiven Auftragsrückgänge im Maschinen- und Anlagenbau auf den Punkt: „Jetzt ist die Zeit des Service gekommen.“

Artikel als Adobe PDF-Datei

SERVICE TODAY 5/2009

Mehr als 100 Vertreter von Firmen, die mit dem Servicemanagementsystem (SMS) von Innosoft arbeiten oder dies für die Zukunft planen, sind auch in diesem Jahr der Einladung gefolgt, um Erfahrungsaustausch zu betreiben und sich über die neuesten Entwicklungen im Bereich der IT-gesteuerten Serviceabwicklung zu informieren. Sie bekamen neben Sonnenschein und angenehmem Ambiente eine Vielzahl aufschlussreicher Vorträge geboten. Den Anfang machte Steffen Schmidt, Produktmanager Kundendienst bei der ABB Automation GmbH, einem börsennotierten Konzern mit Hauptquartier in Zürich und weltweit 120.000 Mitarbeitern in 100 Ländern.

Weltweite Technikeranbindung mit dem Mobilen Außendienst
Steffen Schmidt ist in der Robotics Division tätig, die mit 5.000 Mitarbeitern in über 45 Ländern zwar die kleinste Abteilung bei ABB darstellt, aber keinesfalls die unwichtigste, da Roboter in allen Bereichen Anwendung finden. Als Intention für die weltweite Technikeranbindung durch die Einführung des SMS-Moduls Mobiler Außendienst führte Steffen Schmidt neben der Problemanalyse im Außendienstservice vor allem die möglichst schnelle Rechnungslegung an.
Die Servicepakete werden schon bei Projekteröffnung definiert, so dass die Dienstleistungen der ABB-Techniker maximal drei Tage nach Beendigung des Service-Einsatzes fakturiert werden können, während dieser Prozess früher (durch die aufwendige Bearbeitung der Papierformulare) zwischen vier und sechs Wochen Zeit in Anspruch nahm. Vorher arbeiteten alle Ländervertretungen von ABB mit verschiedenen Systemen, was eine doppelte Dateneingabe notwendig machte. Außerdem konnten die Techniker vor Ort früher kaum auf notwendige Informationen zugreifen. Heute gibt es die „My Robot“-Seite, auf der neben den Technikern auch die Kunden jederzeit die komplette Servicehistorie ihrer Maschine abrufen und sich somit jederzeit über Beanspruchung und Verfügbarkeit des Systems informieren können. Für eine längere Betriebszeit bei sinkenden Kosten sorgte die Umstellung von präventiver zu zustandsorientierter Instandhaltung sowie die sofortige Reaktions- und Diagnose-Möglichkeit bei ungeplanten Unterbrechungen. Backups der Roboterprogramme gewährleisten zudem die Kontinuität der Geschäftsabläufe.

Steigerung von Produktivität und Rentabilität
Einen guten Grund für die Entscheidung, eine mobile Außendienst-Lösung einzuführen, lieferte eine Studie der AberdeenGroup, die gezeigt hat, dass bei Firmen durch den Einsatz mobiler Technologie die Effektivität, also die Produktivität, Rentabilität und Kundenzufriedenheit signifikant – um durchschnittlich 17 bis 27 Prozent – gesteigert werden konnte, die Einkünfte aus dem Servicebereich stiegen im Schnitt um 13 Prozent. Den Zeitraum bis zur Amortisierung der Investitionen schätzt Steffen Schmidt auf 1,2 bis 1,5 Jahre. Die Ziele des Projektes „Three Days to Invoice“ fasste Steffen Schmidt wie folgt zusammen: Optimale Ressourcenausnutzung und Ressourcenverplanung, papierlose Infoablage durch elektronische Service-Reports, schnelle Rechnungslegung, Verfolgung der Entwicklung der „Installed Base“ (d.h. der Maschinen- bzw. Roboter-Anlage bei einem Kunden, Erstellung einer zentralen Wissensdatenbank mit standardisierter Störungs- und Ursachen-Analyse sowie die Integration einer systematischen IT-Landschaft bei ABB. Die Rechnung selbst wird weiterhin im führenden SAP-System erstellt, die gesamte Vorbereitung findet jedoch im Servicemanagementsystem statt.
Zu den großen Vorteilen der mobilen Anbindung zählen für Schmidt die Synchronisierung von Arbeitsprozessen, eine deutliche Produktivitätserhöhung, eine individuelle Maschinenhistorie pro Roboter, die Eliminierung von Papierbergen sowie die Tatsache, dass Informationstransfer und Datenbankzugriff für die Techniker in Echtzeit stattfindet. Darüber hinaus können auf einem mobilen Unterschriften-Pad geleistete Signaturen nicht nachträglich manipuliert werden, da sie durch einen Zeitstempel zusätzlich gesichert sind. Die Unterschriften sind daher rechtsgültig, was wiederum der Beschleunigung von Bearbeitung und Fakturierung zugute kommt. Die schnellere Rechnungslegung wiederum führt zu einem früheren Eingang der geforderten Zahlungen und erhöht somit die Liquidität des Unternehmens.

Zustandsorientierte Instandhaltung
Kernthema des folgenden Vortrags von Herrn Heiko Viertel, Geschäftsführer Vertrieb bei der Firma Intec International GmbH, war die auch von Steffen Schmidt angesprochene „zustandsorientierte Instandhaltung“. Die von Intec angebotene MEP®-Servicebox bietet zwei Funktionalitäten. Die Box zeichnet zustandskritische Daten auf und stellt die Verbindung zwischen dem Hersteller zu den Unternehmen her. Dank der von der MEP®-Servicebox übermittelten Daten lassen sich Ausfallrisiken früher erkennen und die Verfügbarkeiten der Produktionsanlagen erhöhen. Außerdem soll Kopfwissen zu Systemwissen umgewandelt werden, welches für alle Mitarbeiter verfügbar ist und die Serviceprozesse strukturierter und beherrschbarer macht. So kann die Effizienz im Service gesteigert und dadurch eine Erhöhung der Liquidität in vergleichbaren Zeiträumen erreicht werden. Anders als im Neumaschinengeschäft sind die Prozesse im Service wesentlich schnelllebiger, ein solcher Prozessablauf dauert oft wenige Stunden bis zu maximal wenigen Wochen. Hier sind kurze Reaktionszeiten unabdingbar. Der gängige Ablauf eines Serviceeinsatzes sieht dabei wie folgt aus: Der Bearbeiter empfängt das e-Ticket am MEP®Manager und qualifiziert es bei Bedarf durch einen Servicemitarbeiter. Danach erfolgt die Weiterleitung des Tickets an Innosoft, wo die elektronische Bereitstellung der kompletten Auftragunterlagen stattfindet. Nach der Realisierung des Auftrags werden die signierten Auftragsdokumente elektronisch ans System übergeben und die automatisierte Abrechnung des Auftrags kann erfolgen. Die Dauer des Stillstands wird verkürzt, da der Serviceprozess schneller abgeschlossen werden kann, wodurch wiederum eine bessere Planung ermöglicht und eine höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung erreicht wird.

Gründe für ein Servicemanagementsystem
Zum Thema „Merkmale bei der Einführung von Servicemanagementsystemen“ sprach danach Thomas Riegler aus der Software-Abteilung des VDMA-Verbandes. Den VDMA-Kennzahlen Kundendienst von 2008 zufolge arbeiten immer noch 17 Prozent der Firmen im stetig wachsenden Geschäftsfeld Service ohne den Einsatz von Software. Dabei gibt es zwingende Gründe, ein Servicemanagementsystem einzuführen, da sich die Maschinen immer ähnlicher werden und der professionelle Service ein Mittel ist, um sich im internationalen Vergleich hervorzuheben. Zudem kann im Service generiertes Wissen in die Konstruktion zurückfließen, wenn die Daten mit einer geeigneten Software erhoben und analysiert werden.

Service unterstützt Vertrieb
Thomas Arter, Senior Sales Manager bei dem Textilverarbeitungsunternehmen Oerlikon Schlafhorst GmbH & Co. KG, referierte zum Thema „Dezentrale Einsatzplanung weltweit“. Dabei werden die Vertriebs- und Serviceprozesse von der Zentrale unterstützt und mit anderen betrieblichen Prozessen wie der Entwicklung vernetzt. Die Service-Manager sind für das Service- und Ersatzteilgeschäft in ihren Bezirken verantwortlich, während 28 Spezialisten in vier Fachabteilungen des Central Service Support als Schnittstelle im Haus fungieren. Der Servicemanager ist als Ansprechpartner für 60 bis 150 Kunden eine zentrale Figur, die die Kunden berät und als Haupttreiber für das Partsgeschäft fungiert. Er betreut die installierten Maschinen von der Spezifikation der Neumaschine bis zur Verschrottung, steuert die zugeordneten Service-Techniker und unterstützt den Vertrieb beim Maschinenverkauf. Im Vergleich zum Status von 2007, als die Serviceprozesse bei Oerlikon noch mit einer Vielzahl verschiedener Softwaremodule gesteuert wurden, werden heute viel Zeit und Kosten eingespart. Mit Innosoft wurde ein einheitliches Planungstool eingeführt, das Transparenz schafft und länder- und regionsübergreifende Koordination ermöglicht. Die Vorteile des Servicemanagements mit dezentraler Einsatzplanung sieht Arter in den automatisierten Schnittstellen von und zum führenden SAP und dem Vertriebsleitsystem zur Zentralen Einsatzplanung, wo der Kundenstamm, die Installed Base mit Inbetriebnahmedaten, Maschinenaufträge mit Status und Details, Plan- und Ist-Lieferdatum, Reisekosten, Zeiten etc. hinterlegt sind. Des Weiteren hob er die einfache Bedienung für die Reisenden und Vorgesetzten sowie die verbesserte Plausibilitätskontrolle und hohe Transparenz bei der Datenerfassung der Reisekosten und Zeiten hervor.

Vereinheitlichung der Serviceprozesse
Für Wolfgang Ballas, bei KraussMaffei Technologies GmbH als Manager of Technical Service tätig, war die Vereinheitlichung der Serviceprozesse das primäre Ziel. Auf nationaler Ebene konnte es erreicht werden, während die internationale Vernetzung noch intensiviert werden muss. Die Ausgangssituation bei dem Maschinenbauer mit der Kernkompetenz in Spritzgieß-, Reaktions- und Extrusionstechnik schrie nach Vereinheitlichung und Digitalisierung, wie Ballas erklärte. Die Technikerdisposition wurde vorher mit NVS-Kalender abgewickelt, die Rückmeldungen der Techniker erfolgten in Papierform. Eine Kapazitätsübersicht war nur pro Standort verfügbar, die Auftragsabwicklung in den Serviceteams gestaltete sich unterschiedlich. Manuelle Auswertungen bedingten eine verzögerte Rechnungserstellung, Medienbrüche machten eine mehrfache Dateneingabe erforderlich. Transparenz in der Planung war nicht gegeben, eine Servicehistorie für den Techniker nicht verfügbar.
Die Servicestandorte bei KraussMaffei teilen sich auf in vier Inlandsstandorte mit je 17 Technikern und zwei Einsatzplanern sowie ein Auslandsteam mit 17 Technikern und 6 Einsatzplanern. Die dort zu planenden Serviceleistungen umfassen Montagen und Inbetriebnahmen, Inspektionen, Wartungen, Großreparaturen, Störungsbehebung und Schulungen. Die Herausforderung war, eine transparente und einheitliche Auftragsbearbeitung zu realisieren und den Datenfluss ohne Papierformulare zu ermöglichen. Außerdem sollte von der Leistungserbringung bis zum Rechnungsversand die Zeitvorgabe von maximal drei Tagen eingehalten werden, wobei es vorkommt, dass die Rechnung noch am gleichen Tag versendet wird. Diese Ziele konnten bei KraussMaffei durch die Integration von Innosoft und SAP-System erreicht werden.

Kurzfristeinsätze im Service
Nicht nur bei langfristig angelegten Projekten, sondern auch bei kurzfristigen Einsätzen ist das Servicemanagementsystem von Innosoft von großem Nutzen, wie David Arftmann, Projektmanager Service & Logistik bei Willenbrock Fördertechnik GmbH & Co. KG, erläuterte. Bei dem Spezialisten für Nutzfahrzeuge werden 12.000 Geräte von 150 Servicetechnikern betreut, was im Vergleich zum Jahr 2000 eine Verdopplung der Kapazitäten bedeutet und eine Umorganisation und Prozessneugestaltung notwendig machte. Durch die Neugestaltung der Serviceprozesse sollte eine Fokussierung auf die Kernaufgaben (Disposition, Beratung und Betreuung) erreicht werden. Dabei sollte Wert gelegt werden auf Erreichbarkeit, schnelle Reaktionsgeschwindigkeit, Termintreue, hohe Betreuungskompetenz und Kostenbewusstsein. Pro Tag fallen durchschnittlich etwa zweieinhalb – kurzfristige – Serviceeinsätze an, etwa 20 Prozent des Umsatzes von 140 Mio. entfallen auf den Servicebereich, wobei die Gewinnmarge hier deutlich größer ist als beim Neumaschinenverkauf. Da Service vom Ablauf und den Prozessen her gleich funktioniert, macht eine standardisierte Software Sinn. Durch den Einsatz von Projektmanagement und Einsatzplanung haben die Bearbeiter alle Details im Blick, was in verbesserter Planungssicherheit, einer Entzerrung der Folgeprozesse, größerer Flexibilität in Kurzfristbereich und einer gleichmäßigeren Ressourcenauslastung resultierte. Außerdem haben sich die internen Bearbeitungswege verkürzt, die Bearbeitungsqualität konnte gesteigert werden.

Engpässe frühzeitig erkennen und reagieren
Wie schon seine Vorredner betonte auch Wolfgang Kammerer von der Auftragsleitstelle bei dem auf Formenbau und Spritzgusstechnik spezialisierten Familienunternehmen Weißer + Grießhaber GmbH, dass bei den Umsätzen im Vergleich zum Jahr 2008 signifikante Einbußen zu verzeichnen sind. Je länger ein Projekt dauert, desto schwieriger sind spätere Phasen planbar. Bei Werkzeugen dauert die Konstruktionsphase länger als die Erstellungsphase. Dank der Planung mit dem Projektmanagement und der Einsatzplanung von Innosoft werden Engpässe frühzeitig erkannt und es kann schnell darauf reagiert werden. Außerdem sind mit dem Report Generator von Innosoft individuelle Auswertungen möglich, z.B. über die Verteilung der Kosten oder Vergleiche gebuchter Zeiten zur tatsächlichen Anwesenheit. Das Tool hat größere Transparenz geschaffen, während zuvor eine reine „Kopfplanung“ des jeweiligen Meisters stattgefunden hat. Mit der Einführung der Software konnte das Ziel, die Verkürzung der Durchlaufzeit für Neuprojekte und die Verbesserung der Termintreue, zu voller Zufriedenheit erreicht werden. Mit den Projektmanagement- und Planungstools kann der gesamte Prozess eines Neuprojekts abgebildet, gesteuert und überwacht werden. Die Grobplanung des Projektes findet im Projektmanagement statt, die Feinplanung wird in der Einsatzplanung durchgeführt. Weitere Module des Servicemanagementsystems von Innosoft sind ebenfalls von Nutzen. So fungiert das Instandhaltungs-Tool zur Generierung von Kleinabläufen und als Bindeglied zwischen Produktion/Lager und dem Formenbau, mit dem Lager-Tool wird bei der Lagerverwaltung der Werkzeuge größere Übersichtlichkeit geschaffen.

Einführung des digitalen Leistungsscheines
Herr Christian Schlichtenbrede, Leiter des Competence Center Packing in der Abteilung Zentrale Installation und Inbetriebnahme bei der KHS AG, einem der weltweit führenden Hersteller von Verpackungs- und Abfüllanlagen, berichtete als nächstes von der Einführung des digitalen Leistungsscheines. Wurden zuvor bei der KHS AG Leistungsscheine noch in Papierform verwaltet, so werden die Rückmeldungen der Servicetechniker heute mit dem Mobilen Außendienst von Innosoft digital erfasst, was nicht zuletzt zu einer deutlich schnelleren Abrechnung führte. Spätestens jetzt wurde deutlich, dass die Beschleunigung der Rechnungslegung ein zentrales Thema in den Serviceabteilungen ist, denn längerfristig gebundenes Kapital bedeutet geringere Liquidität, die wiederum zu verminderter Handlungsfähigkeit eines Unternehmens führen kann. Und so waren sich alle Beteiligten einig, dass sich der Einsatz der Servicemanagementsoftware von Innosoft für eine Firma in jedem Fall bezahlt macht.

Überarbeitetes Layout und durchgängige Mehrsprachigkeit
Zum Abschluss der Veranstaltung stellte Peter Ebbrecht, Prokurist der Innosoft GmbH, noch die aktuellsten Entwicklungen bei dem Software-Spezialisten vor. So wird die Software nicht nur ein überarbeitetes, noch benutzerfreundlicheres Layout erhalten, sondern in absehbarer Zeit auch durchgängig mehrsprachig ausgerichtet sein. Schon jetzt ist die Software neben deutsch auch durchgängig in englischer Sprache erhältlich, und nach dem Anfang September erfolgenden Umzug in ein größeres Bürogebäude wird die Innosoft GmbH die ersten Module des SMS auch auf französisch und italienisch anbieten können.